Operating room management

Personale al lavoro in una sala operatoria.

L'Operating Room Management (ORM) è la disciplina organizzativa e gestionale che si occupa della pianificazione, del coordinamento, del monitoraggio e del miglioramento delle attività chirurgiche e dell'utilizzo delle sale operatorie.

Nata come ambito specialistico dedicato all'ottimizzazione delle attività del blocco operatorio, la disciplina si è progressivamente evoluta fino a comprendere il governo dell'intero percorso chirurgico, dalla programmazione dell'intervento alla dimissione del paziente. Integra competenze cliniche, organizzative, logistiche, tecnologiche e gestionali con l'obiettivo di garantire sicurezza del paziente, qualità delle cure, appropriatezza nell'utilizzo delle risorse, sostenibilità economica ed efficienza operativa.

L'Operating Room Management operativo fa riferimento a tutte quelle azioni mirate all'ottimizzazione dell'efficienza operativa dell'unità chirurgica, vale a dire la massimizzazione del numero dei casi chirurgici che possono essere eseguiti durante una giornata e la minimizzazione delle risorse necessarie e dei relativi costi.

L'Operating Room Management strategico si occupa invece delle attività decisionali di lungo termine che riguardano la sala operatoria. Nei sistemi sanitari orientati al profitto (come nel caso degli Stati Uniti d'America) prevale una gestione strategica della sala operatoria, mentre nei sistemi sanitari pubblici prevale una gestione più improntata al miglioramento delle decisioni operative.[1]

Evoluzione della Disciplina

L'Operating Room Management si sviluppò negli Stati Uniti tra gli anni Ottanta e Novanta come applicazione dei principi dell’operations management alla gestione delle sale operatorie. I primi studi si concentravano principalmente sulla programmazione delle attività chirurgiche, sull'allocazione delle risorse, sulla riduzione dei tempi improduttivi e sull'ottimizzazione dell'utilizzo delle sale operatorie. In questa fase la disciplina era fortemente orientata all'analisi della capacità produttiva del blocco operatorio, alla gestione dei costi e al miglioramento dell'efficienza organizzativa.

Lo sviluppo di modelli matematici per la pianificazione chirurgica, di sistemi di scheduling e di metodologie per la gestione delle risorse contribuì alla progressiva definizione dell'Operating Room Management come specifico ambito di studio e applicazione nel settore sanitario.

A partire dagli anni Duemila, la crescente complessità dei sistemi sanitari, l'aumento della domanda di prestazioni chirurgiche, la diffusione di tecnologie avanzate e la necessità di migliorare la sostenibilità delle organizzazioni sanitarie hanno progressivamente ampliato il campo di applicazione della disciplina. L'attenzione si è gradualmente spostata dalla sola gestione della sala operatoria al governo dell'intero percorso chirurgico, riconoscendo come le performance del sistema dipendano dall'integrazione tra attività preoperatorie, intraoperatorie e postoperatorie.

L'Operating Room Management ha quindi incorporato temi quali la gestione delle liste di attesa, il coordinamento dei percorsi assistenziali, l'integrazione delle tecnologie sanitarie, l'utilizzo dei dati per il supporto alle decisioni, la gestione dei posti letto e il coordinamento multidisciplinare tra professionisti.

L'evoluzione dell'Operating Room Management ha inoltre favorito la progressiva diffusione della figura dell'Operating Room Manager, intesa come funzione dedicata al coordinamento operativo dei percorsi chirurgici e all'integrazione tra processi, persone, dati e tecnologie.

Evoluzione in Italia

L'introduzione dell'Operating Room Management in Italia è avvenuta progressivamente attraverso l'influenza della letteratura internazionale, delle esperienze organizzative sviluppate nei sistemi sanitari anglosassoni e della crescente attenzione verso il governo dei processi assistenziali. Nelle prime applicazioni, la disciplina era prevalentemente associata alla gestione della sala operatoria e del blocco operatorio, con particolare attenzione alla programmazione delle sedute chirurgiche, all'utilizzo delle risorse disponibili e al monitoraggio della produttività.

Nel corso degli anni, la crescente complessità organizzativa degli ospedali, l'aumento della domanda di prestazioni chirurgiche, la pressione sulle liste di attesa e la necessità di garantire sostenibilità al Servizio Sanitario Nazionale hanno favorito una progressiva evoluzione dell'approccio organizzativo. L'attenzione si è così progressivamente spostata dalla gestione della singola sala operatoria al governo dell'intero percorso chirurgico, comprendendo la programmazione degli interventi, la gestione delle liste di attesa, la preparazione preoperatoria, il percorso intraoperatorio, la degenza postoperatoria e la dimissione del paziente. In questo contesto si sono sviluppati modelli orientati alla gestione integrata dei flussi chirurgici, alla pianificazione della capacità produttiva, all'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse professionali e tecnologiche e all'impiego dei dati come supporto ai processi decisionali.

L'evoluzione della disciplina ha inoltre favorito la diffusione di modelli organizzativi multidisciplinari, nei quali professionisti con competenze cliniche, infermieristiche, organizzative, ingegneristiche e manageriali collaborano al governo dei percorsi chirurgici. L'approccio contemporaneo tende pertanto a considerare il sistema chirurgico come un sistema complesso e interdipendente, nel quale la performance complessiva dipende dalla capacità di integrare persone, processi, tecnologie e informazioni lungo tutte le fasi del percorso assistenziale.

Caratteri generali

L'Operating Room Management utilizza strumenti organizzativi, metodologici e informativi finalizzati al miglioramento continuo dei processi chirurgici e all'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse, in molte organizzazioni sanitarie moderne, l'Operating Room Management rappresenta uno strumento di governo dei processi chirurgici orientato alla gestione della capacità produttiva e al miglioramento continuo delle performance del sistema che spesso si innesta e/o collabora con le funzioni di Gestione Operativa.

Tra le metodologie maggiormente impiegate figurano il Lean Management, il Six Sigma, la Theory of Constraints (TOC), la Failure Mode and Effects Analysis (FMEA), i modelli di simulazione dei processi e i sistemi di supporto alle decisioni basati sull'analisi dei dati.

L'interesse pubblico (e non solo) nei confronti dell'ORM è cresciuto notevolmente negli ultimi anni, in particolare modo a causa della necessità di riduzione e razionalizzazione della spesa sanitaria a fronte di una pressione crescente in termini di domanda di tali servizi da parte dei cittadini.[2]. Alcuni studi hanno dimostrato come, all'interno dell'ospedale, il processo chirurgico è quello che certamente genera i maggiori costi, e che incide maggiormente in termini di rischio clinico per il paziente.[3] Di conseguenza, garantire la sicurezza del paziente e nel contempo monitorare l'utilizzo delle risorse sono due delle priorità d'analisi dei manager in sanità. Miglioramenti incrementali nell'utilizzo delle sale operatorie in termini di efficienza possono quindi avere delle conseguenze tangibili sulle finanze del servizio sanitario.

Operating Room Manager

L'Operating Room Manager è la figura professionale o funzione organizzativa responsabile del coordinamento operativo delle attività chirurgiche e delle risorse coinvolte nel percorso chirurgico. La progressiva complessità dei sistemi sanitari e la crescente necessità di integrare attività cliniche, organizzative e tecnologiche hanno favorito lo sviluppo di questa funzione in numerosi contesti sanitari nazionali e internazionali.

L'Operating Room Manager opera come elemento di collegamento tra i diversi professionisti coinvolti nel percorso chirurgico, contribuendo al coordinamento delle attività e al raggiungimento degli obiettivi di qualità, sicurezza, efficienza e sostenibilità.

Tra le principali responsabilità associate alla funzione rientrano:

  • il coordinamento della programmazione chirurgica;
  • il monitoraggio dell'utilizzo delle risorse disponibili;
  • la gestione dei flussi dei pazienti;
  • il supporto ai processi decisionali attraverso l'analisi dei dati;
  • il monitoraggio delle performance del sistema chirurgico;
  • la promozione dell'integrazione tra professionisti, processi e tecnologie.

Non esiste una definizione normativa internazionale univoca della figura dell'Operating Room Manager. Nei diversi sistemi sanitari tale funzione può essere svolta da professionisti con differenti percorsi formativi e competenze, accomunati dalla responsabilità di contribuire al governo operativo dei processi chirurgici. Nella sua evoluzione più recente, il ruolo tende a superare la tradizionale gestione della sala operatoria per assumere una funzione più ampia di coordinamento e governo del percorso chirurgico.

Principali argomenti e questioni

Obiettivi dell'operating room management

L'invecchiamento della popolazione ha come conseguenza indiretta l'aumento della necessità di procedure chirurgiche. In un clima economico che non permette un incremento della capacità delle strutture sanitarie pubbliche, l'aumento dell'efficienza di quelle esistenti si pone come valida alternativa. Tra i fattori chiave identificati come funzionali al miglioramento dell'efficienza delle sale operatorie si possono menzionare:[4]

  • Coordinazione del flusso dei pazienti
  • Tempestiva preparazione preoperatoria dei pazienti
  • Ricezione efficiente dei pazienti
  • Utilizzo parallelo sala induzione/PACU
  • Capacità delle sale di recupero/unità di cura intensiva/reparti
  • Strutture "flessibili"
  • Processi incentrati sul paziente
  • Miglioramento continuo del processo

Principali inefficienze della sala operatoria

Tra le principali cause di inefficienza della sala operatoria si trovano quelle legate alla programmazione dei flussi operatori giornalieri ed alla precisa determinazione delle tempistiche dei vari interventi.

L'efficienza in sala operatoria: parametri quantitativi

Alcuni autori[5] propongono dei parametri quantitativi allo scopo di misurare l'efficienza del blocco operatorio. Tali indicatori di performance sono:

  • Costo del personale in rapporto al carico di lavoro programmato
  • Ritardo del primo intervento della giornata rispetto all'orario programmato (Start-time tardiness)
  • Tasso di cancellazione degli interventi programmati
  • Ritardo nell'ammissione all'area di recupero post-anestesiologico
  • Margine contributivo medio per ora di sala operatoria
  • Tempi di turnover, overtime, under utilization

Note

  1. ↑ McIntosh C, Dexter F, Epstein RH. Impact of service-specific staffing, case scheduling, turnovers, and first-case starts on anesthesia group and operating room productivity: tutorial using data from an Australian hospital. Anesth Analg. 2006;103:1499–1516.
  2. ↑ aspe.hhs.gov, https://aspe.hhs.gov/health/reports/08/healthcarecost/report.html.
  3. ↑ Operating Room Management Research > Major Costs of Hospitals are Operating Rooms
  4. ↑ Marjaama R, Vakkuri A, Operating room management: why, how, and by whom? Acta Anaesthesiol Scand. 2008 May;52(5):596-600.
  5. ↑ Per un approfondimento, si rimanda al lavoro di Franklin Dexter e Alex Macario.

Bibliografia

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  • Macario A, Are your operating rooms 'efficient'? OR Manager. 2007 Dec;23(12):16-8
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  • Ministero della Salute, Linee di indirizzo per il governo del percorso chirurgico programmato, Anno: 2020, Documento quadro che definisce criteri organizzativi, indicatori di qualità e principi gestionali per il percorso chirurgico programmato.

Collegamenti esterni

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